Det är ett stort förändringsarbete att fusionera två företag som ska bli ett. Två olika företag ska plötsligt bli ett och vara representerat av en och samma ledning utåt. Plötsligt ska man ha gemensam administration, ha samma slags kultur, fatta beslut på samma sätt, även om produktionerna är olika.
Det är ett stort förändringsarbete. Det är inte bara det immateriella, det man inte kan ta på; såsom företagskultur och ledarskap, som ska förändras. Även de fysiska kontoren ska slås ihop, eller packas ner och förflyttas. All den information som båda företagen har haft ska växa till ett enda förvaringsställe. Har man många arkiv som man måste kunna förvara, gäller det att göra det på ett smart sätt.
Vad är då bättre än att digitalisera all den informationen? På det sättet slipper man ta ställning var den informationen ska förvaras. Man slipper ta ställning till vad som ska sparas, och vad som ska slängas. Förvaras den digitalt spelar mängden ingen roll. Molnet kan göras hur stort (eller litet) som möjligt. Det som kan vara svårt är hur man ordnar med åtkomsten till informationen. Hur kan man göra det så enkelt som möjligt, så att alla som behöver det kan komma åt det?
Det finns hela företag som har ägnat hela sin affärsidé åt att digitalisera arkiv. De har då utarbetat system för:
1) hur man kommer åt informationen
2) kan läsa informationen
3) skapa en backup av informationen
4) dela informationen med andra som man vill dela den med
5) skapa sätt att hitta det man vill ha tag i
6) neka, eller tillåta vem som ska ha tillgång till informationen
7) skapa en ordning av informationen
Anlitar man ett sådant företag visar de hur företag kan använda sig av digitaliseringen, hur man gör det åtkomligt för dem som kommer att behöva det. De hjälper till med att ordna och strukturera upp informationen så att ert företag kan använda sig av ”molnet”. De kan då visa hur man gör om informationen till digital form. Man gör det genom att scanna dem och göra dem till digitala dokument. De introducerar något program som ni bör använda för att både få åtkomst till informationen, spara det på rätt sätt, ge rätt åtkomst till rätt personer, ordna och kunna söka i materialet.
Ibland kan det faktiskt förenkla administrationen att ha allt i samma sorts dataprogram. Både posthantering, mail, arkiveringen, fakturor, dokumentation och ärendehantering. Du kan till och med skapa kontrakt i samma system, då har ni allt i samma system.